Résumé du projet
Client : Centre de Radiologie Marcadet « Groupement de trois centres de radiologie » (Paris 18e, 17e et scanner/IRM)
Solution : Optim Gestion – service de gestion administrative externalisée
Impact :
- 12 à 15 heures économisées par semaine sur la gestion des tiers payants.
- Externalisation complète des rapprochements bancaires et relances.
- Amélioration des délais de recouvrement financier.
- Libération de temps pour se concentrer sur les tâches prioritaires.
Ce groupement parisien réunit trois centres spécialisés : deux centres de radiologie situés rue Marcadet (18e) et avenue de Clichy (17e), ainsi qu’un centre dédié au scanner et IRM rue du Ruisseau. Face à l’augmentation constante de la patientèle et la complexification des tiers payants, la direction administrative cherchait une solution pour optimiser la gestion des flux financiers. Enovacom, avec son service Optim Gestion, a apporté une réponse complète qui a transformé l’organisation administrative du groupement.
Le défi du client
Le centre de radiologie rue Marcadet à Paris faisait face à une problématique récurrente : le besoin de dégager du temps secrétaire. La gestion des tiers payants représentait une tâche particulièrement lourde et contraignante.
Les défis étaient multiples avec des rapprochements bancaires complexes et répétitifs, des relances patients et tiers payants fastidieuses, une gestion des rejets chronophage, un impact négatif sur les autres missions prioritaires, ainsi qu’un stress et une fatigue liés à cette charge administrative.
« L’énergie dépensée était importante avant cette solution et cela amputait considérablement le reste de mon travail », explique Manuela Ribeiro, la responsable administrative du cabinet. Cette situation compromettait l’efficacité globale de l’équipe et détournait les ressources des missions prioritaires de soins et d’accueil patient.
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Pourquoi ce groupement a choisi Optim Gestion d'Enovacom ?
Le groupement a opté pour cette solution clé en main immédiatement opérationnelle, proposée au bon moment pour répondre à un besoin critique de « décharger le travail de rapprochement et de relances patients et tiers payants, long et fastidieux. » L’expertise et la rigueur reconnues des équipes spécialisées garantissent une gestion rigoureuse et régulière des tâches administratives complexes.
La communication et la réactivité des équipes constituent un autre facteur déterminant, avec un accompagnement personnalisé caractérisé par « une communication fluide », « une forte réactivité » et « une rigueur constantes qui sont essentielles à un travail d’équipe. »
Notre intervention
Enovacom a déployé son service Optim Gestion pour prendre en charge l’intégralité de la gestion administrative financière. La solution comprend une gestion déléguée des rapprochements bancaires avec traitement automatisé et régulier des écritures, suivi rigoureux des encaissements et contrôle qualité systématique.
Le service inclut également des relances patients et tiers payants optimisées grâce à un processus de relance structuré et personnalisé, le suivi des impayés et négociations, ainsi qu’une interface privilégiée avec les organismes payeurs. L’accompagnement se caractérise par une communication fluide avec une secrétaire administrative dédiée au cabinet, des alertes proactives en cas de dysfonctionnement et un support réactif par mail et téléphone.
L’installation s’est déroulée « très facilement avec beaucoup de communication et pédagogie. Le service a été très rapidement opérationnel », permettant une transition en douceur sans interruption des activités.
Les résultats clés
12 à 15 heures économisées par semaine
« J’estime le gain de temps entre 12 et 15 heures par semaine, probablement plus », confirme la responsable administrative. Ce gain de temps est d’autant plus remarquable que la patientèle a continué de croître parallèlement à la mise en place du service.
Amélioration de l’efficacité opérationnelle
L’impact se traduit par un traitement accéléré des rejets car « le traitement est plus rapide, n’ayant pas à subir les aléas des autres tâches plus prioritaires que je devais gérer auparavant ». Les rentrées financières sont également optimisées puisque « les rentrées financières se font plus vite ». Enfin, la responsable administrative témoigne avoir retrouvé sa concentration : « J’ai pu retrouver de la concentration sur le reste de mes tâches ».
La qualité de service se caractérise par des rapprochements bancaires effectués « de façon régulière et avec beaucoup de rigueur », une communication fluide et une réactivité constante, ainsi qu’une prévention proactive des dysfonctionnements.
Conclusion
- Ce partenariat démontre l’efficacité des services d’accompagnement spécialisés d’Enovacom dans le secteur de l’imagerie médicale. En libérant 12 à 15 heures par semaine, Optim Gestion permet aux équipes administratives de se recentrer sur leurs missions prioritaires et d’améliorer la qualité de service patient. L’absence totale de besoins d’amélioration exprimés par le client témoigne de la maturité et de l’efficacité de cette solution, parfaitement adaptée aux défis administratifs des centres de radiologie.